Blog Intranett

Blog do software de gestão de projetos, tarefas, arquivos, pessoas e comunicação.

Gestão

Gestão de Projetos: 5 provas que você está fazendo errado!

A gestão de projetos é extremamente importante para o sucesso da sua empresa. É um processo que, quando bem aplicado, otimiza as chances de sucesso de qualquer projeto.

Também conhecida como gerenciamento de projetos, visa controlar todos os aspectos de um trabalho. Ela engloba diferentes matérias que, juntas, contribuem para o perfeito andamento do projeto e, melhor, sem nenhuma surpresa desagradável.

No entanto, a Pulse of the Profession divulgada pela PMI, associação sem fins lucrativos para profissionais de gestão de projetos, não foi tão animadora. Segundo o estudo, as empresas globais desperdiçaram mais de 100 milhões de dólares a cada 1 bilhão investido em projetos.

Essa perda significativa se deve a falta do gerenciamento de projetos ou um desempenho fraco dessa administração. Quando sua empresa não gerencia os projetos da forma adequada, por menor que seja, inevitavelmente terá prejuízos.

Para contornar isso, veja nesse post os erros na gestão de projetos mais comuns e como evitá-los. Aprenda a criar uma gestão de projetos eficaz e de alto desempenho!

1. Falta de planejamento na gestão de projetos

Sair tomando decisões e aplicando técnicas sem nenhum planejamento, essa é a atuação da maioria das pessoas. Fator que se mostra completamente prejudicial para a saúde de seu projeto.

Antes de tomar qualquer ação ou iniciar a empreitada é preciso planejar. Colocar no papel os objetivos do projeto, benefícios à organização ou cliente e os passos a serem seguidos.

Ao definir seus marcos e caminhos a serem percorridos, fica mais fácil acompanhar o desenvolvimento do projeto. Afinal, só podemos mensurar aquilo que é medido, não é mesmo?

Entre as etapas mais importantes do planejamento está a definição dos benefícios do projeto. Seja um projeto para o seu cliente, ou a implantação de um novo software em sua empresa, devemos conhecer as vantagens do projeto.

Como ele afetará a realidade do negócio? Que vantagens trará e em quanto tempo? Qual será o retorno do investimento?

É importante frisar todos esses pontos. A Pesquisa de Gerenciamento de Projetos Globais, feita pela PMI, deixou isso bem claro. Segundo o relatório, 74% dos projetos alcançaram êxito no planejamento ao definir seus benefícios.

Maioria dos projetos alcançaram exito

Além disso, sua gestão de projetos deve levar em conta o escopo do trabalho. Procure deixar todos os passos claros no escopo e evite alterar o planejado a toda hora.

Por isso, na etapa de planejamento de um projeto, devemos observar os seguintes aspectos:

  • Objetivos;
  • Etapas;
  • Atividades e tarefas;
  • Prazos;
  • Riscos;
  • Possíveis alterações;
  • Recursos necessários (de mão de obra, tempo e financeiros);
  • E assim por diante.

Quanto mais completo for o planejamento, mais chances de atingir o sucesso com o seu projeto.

2. Prazos nunca fecham

Você combinou com o seu cliente que entregaria o projeto em 30 dias. O prazo acabou e o projeto não está finalizado. E agora?

Falhar na entrega e não cumprir prazos é uma falha grave na gestão de projetos. O atraso compromete a imagem da empresa, da equipe e do próprio gestor.

Certamente o cliente vai começar a questionar se fez a escolha certa e se você tem capacidade para atendê-lo. Com certeza você não quer isso, não é mesmo?

A maior responsabilidade desse erro está na falha do gerenciamento de tempo em projetos. Entre os equívocos mais comuns, estão:

  • Definir prazos muito extensos;
  • Escolher um prazo curto demais;
  • Comprometer-se com o impossível.

Ao definir o prazo de entrega de um projeto é preciso levar muitas coisas em conta. Entre elas:

  • As habilidades de sua equipe;
  • A demanda do projeto;
  • Erros e alterações necessárias;
  • Atrasos e retrabalho;
  • Feedback do cliente.

Só depois de considerar todos os fatores é que você deve bater o martelo e escolher uma data de entrega.

Nesse cenário, muitas empresas falham talvez pela falta de planejamento também. Mas para que você não erre mais, leia o post “Gestão de Tempo em Projetos: como definir prazos de forma impecável?”.

Aprenda a definir prazos tangíveis e eficazes na sua administração de projetos e nunca mais fique com a corda no pescoço.

3. Falha na comunicação

Qualquer projeto exige comunicação interna e externa. A equipe responsável pelo trabalho precisa conversar entre si. Por outro lado, o feedback do cliente também é muito importante em projetos externos.

Mesmo uma vírgula fora do lugar em um simples comunicado pode comprometer todo o projeto. Basta que alguém se confunda com a data de entrega ou a responsabilidade de determinada tarefa, e pronto.

O projeto começa a desmoronar sobre os seus ombros em um efeito dominó imparável. As tarefas se atrasam uma atrás da outra, o projeto não fica pronto e a entrega é brutalmente comprometida.

Por isso, a comunicação interna é muito importante. Desde a escolha de canais oficiais, até o investimento em uma política de comunicação, tudo é relevante para o sucesso da gestão de projetos.

Da mesma forma, o gestor precisa de humildade e abertura com a sua equipe. Líderes autoritários também comprometem a eficácia da comunicação. Seus liderados devem ter o direito a dar suas opiniões e, melhor, precisam ser ouvidos e valorizados.

Caso contrário, alguns erros podem acontecer na administração de projetos sem sua previsão e supervisão. Os ruídos, a fofoca e o ódio se implantam na organização e comprometem todos os seus resultados.

Então, veja 7 dicas para melhorar a comunicação na sua empresa e cresça mais rápido. Tome medidas simples e mais eficazes para melhorar todo o ambiente de trabalho.

4. As tarefas se acumulam

Homem com tarefas acumuladas no projeto

Você se comprometeu com o diretor da empresa para cuidar de determinado projeto. Porém, após alguns dias de trabalho as atividades começam a acumular. Parece que você tem mais trabalho do que colaboradores em sua equipe.

Na maioria das vezes isso representa dois pontos: você se comprometeu com o que não podia cumprir ou sua equipe baixou o desempenho. De qualquer forma é preciso avaliar o desempenho de cada colaborador para chegar à resposta.

Esse é um erro muito comum na gestão de projetos. O gestor precisa conhecer a sua equipe em todos os aspectos.

Quem trabalha melhor na equipe? Qual o colaborador é mais rápido? Que atividades são pontos fortes de seus colaboradores? Quais são os pontos fracos de seu time?

Conhecer os pontos fortes e limitações da equipe ajuda a delegar tarefas de forma adequada. Antes de incumbir determinado colaborador, é preciso avaliar suas habilidades para o trabalho.

Delegar tarefas da forma errada, seja por falta de recursos ou competência, pode levar todo o projeto por água abaixo. As atividades começam a se acumular e o atraso do projeto é iminente.

Por conta disto, é preciso garantir que todos os colaboradores estejam aptos para cumprir sua parte no projeto. Caso contrário, você deve substituir os colaboradores neste trabalho.

Para evitar esse problema na gestão de projetos em sua empresa, veja 10 dicas essenciais para delegar tarefas de forma eficaz.

5. Baixa qualidade do projeto

Nada entristece mais um cliente que a baixa qualidade. O sentimento de esperar algo e não receber é muito ruim. Tal conduta é prejudicial para o seu relacionamento com o cliente e certamente acarretará em prejuízos.

A qualidade do projeto está diretamente ligada com todos os tópicos anteriores. Um bom planejamento, definição do prazo correto, delegação eficaz e uma comunicação assertiva impactam na qualidade do trabalho.

Porém, mais uma coisa é relevante para uma qualidade surpreendente: a qualificação profissional da equipe.

Por várias vezes neste artigo falamos sobre a importância das habilidades e competências, está lembrado? Elas são importantíssimas para que todos esses erros sejam evitados.

Qualquer que seja sua função e nicho de mercado, você deve contar com colaboradores bem treinados e dispostos a dar o seu melhor em cada atividade. Só assim se extingue o micro gerenciamento e se dá vida a qualquer projeto.

Logo, invista na capacitação profissional de sua equipe e no seu próprio crescimento. Desenvolva as habilidades técnicas pertinentes a cada projeto, mas também invista em competências interpessoais.

Quanto mais engajada e treinada estiver sua equipe, maiores as chances de cumprir prazos e entregar projetos com extrema qualidade.

Não se esqueça, também, de manter a equipe sempre motivada. Lembre-se que colaboradores felizes e satisfeitos rendem mais e melhor. Conheça 5 dicas infalíveis para motivar uma equipe, mesmo na crise.

Manter a gestão de projetos sobre controle não é uma tarefa fácil, mas extremamente importante em qualquer empresa. A administração eficaz de prazos, tarefas e recursos será determinante para cumprir o projeto no tempo combinado e com a maior qualidade possível.

Qualquer deslize pode significar um atraso considerável do cronograma, ou ainda levar todo o trabalho a perder. Então, toda a atenção e cuidado é pouco!

Analise cada um dos erros citados acima e acompanhe as dicas para evitar ou contorná-los em sua organização. Invista em um gerenciamento de projetos eficaz e bem fundamentado, essa é a melhor forma para crescer a empresa e cumprir com seus objetivos.

Quer receber mais conteúdos sobre gestão de projetos, recursos humanos, comunicação, liderança, produtividade e temas afins? Cadastre-se na newsletter do blog e leia conteúdos exclusivos diretamente em seu e-mail. O registro é grátis, aproveite!

Deixe um Comentário