Na hora de escolher uma solução para melhor gerenciar os processos e a comunicação interna da empresa, surge a grande dúvida: criar uma intranet própria ou contratar uma empresa que forneça uma intranet SaaS?
Os dois modelos de sistema são completamente diferentes e podem trazer benefícios para sua empresa. Mas você sabe como escolher a melhor opção para o seu caso e quais são as diferenças?
Confira neste post quais as vantagens de uma intranet SaaS e como contratá-la. Conheça também quais são os diferenciais desse sistema em relação às opções de softwares instalados diretamente na empresa ou desenvolvidos por conta própria.
Acompanhe esse conteúdo agora mesmo e descubra qual a melhor opção de intranet para seu negócio. Confira!
Diferença entre criar uma intranet local X solução SaaS
Um sistema intranet pode ser criado de duas maneiras: local ou SaaS. No primeiro formato, o software precisa ser instalado localmente na empresa, já no segundo você recebe acesso a um sistema em nuvem.
Enquanto a intranet local fica sob controle total de sua empresa, na opção SaaS você tem um intermediador. O fornecedor do sistema é responsável por criar a solução, atualizar o programa e mantê-lo funcionando perfeitamente.
Ao optar por uma solução local você precisa ter uma equipe interna de desenvolvimento de sistemas. Outra opção é adquirir os softwares que oferecem soluções prontas, padronizadas e usadas por diversas empresas.
No sistema local você paga uma licença para usar o software, geralmente com a firmação de um contrato superior a um ano de duração. Se preferir criar uma intranet do zero, então precisa arcar com os custos do desenvolvimento e da infraestrutura de TI.
Já na intranet SaaS você paga uma fatura mensal, trimestral, semestral ou anual para usar o sistema pelo período que desejar. Nesse formato, é comum que o custo do sistema esteja diretamente ligado ao número de usuários. Com isso, sua empresa não precisa ter uma equipe interna de desenvolvimento de sistemas, sendo o fornecedor é responsável por arcar com esse custo par manter o SaaS.
Mas qual dessas duas opções é melhor? Veja exatamente isso a seguir, neste artigo.
Vantagens da solução SaaS X criar uma intranet local
O SaaS (Software as a Service), ou software como serviço, tem crescido muito nos últimos anos. Um dos maiores motivos para isso é a popularização da internet, um meio indispensável para usar esses sistemas.
Veja o que apresentou a Brazil SaaS Landcasp:
O gráfico acima apresenta a distribuição de empresas SaaS pelo país. Perceba que São Paulo é o maior foco das marcas de tecnologia, seguido por Santa Catarina e Minas Gerais. Os dados demonstram o crescimento desse mercado em território nacional e sua frequente adoção pelas demais companhias.
Mas os benefícios trazidos por essas soluções às empresas também influenciam a sua escolha. Veja a seguir as principais vantagens de um sistema SaaS em comparação com uma solução própria ou instalada dentro da empresa. Confira!
1. Paga por utilização
Para criar uma intranet local para sua empresa será necessário ter uma equipe de desenvolvedores, ou contratar um fornecedor de serviços web. Além disso, você precisa arcar com os custos de hardwares e demais equipamentos para rodar o sistema (servidores, HDs, computadores, acessórios, etc.).
Ao contratar uma intranet SaaS a coisa muda de figura. O seu investimento se limita a mensalidade para usar o sistema e pronto. Todos os custos restantes ficam por conta do prestador de serviço.
Em outras palavras, desde que você tenha acesso à internet e um computador disponível, poderá acessar o sistema de qualquer lugar e a qualquer hora do dia.
Da mesma forma, você pode usar o software pelo tempo que achar necessário e cancelar a qualquer momento, na maioria das vezes. Isso dá mais liberdade para trocar de solução conforme as necessidades de seu negócio mudam.
Digamos que a sua empresa está crescendo muito nos últimos tempos. Em apenas seis meses ela duplicou o número de funcionários e precisa que os novos colaboradores acessem a solução SaaS. Nesse modelo basta contratar um plano que contempla mais usuários e pronto. Uma opção perfeita para acompanhar os diferentes estágios que sua companhia enfrenta, não acha?
2. Mais seguro
Raramente as organizações investem em uma política de segurança da informação eficaz. E estou falando em ir mais longe que apenas instalar um antivírus em sua máquina ou tomar cuidados com anexos suspeitos.
Quando você tem um sistema próprio, instalado dentro da estrutura da empresa, precisa ter todo o cuidado com a segurança desses dados. Qualquer descuido pode significar o vazamento de informações sigilosas do negócio e até de seus clientes.
Só para ter uma ideia, foram mais de 647 mil ataques cibernéticos em 2016 e sua empresa precisa estar preparada para lidar com eles. Para um negócio cuja tecnologia não seja a atividade fim isso pode significar investimentos milionários e completamente dispensáveis.
Já uma empresa SaaS precisa tomar conta da segurança dos dados de seus clientes. A integridade das informações é uma das maiores exigências dos consumidores dessas soluções. Sendo assim, torna-se mais fácil e barato para que essas organizações invistam na proteção do sistema.
Contar com uma intranet SaaS significa ter mais segurança e garantia que suas informações estão bem guardadas. Pois essas empresas investem pesado em infraestrutura e segurança ou contratam serviços especializados para hospedagem e armazenamento de dados, como a Amazon, por exemplo, que é a maior e melhor no segmento.
Como você fica tranquilo em relação à segurança das suas informações, pode dedicar sua atenção a outras áreas de seu negócio. O que contribui para o crescimento da sua empresa.
3. Custos menores
Criar uma intranet local não é barato. Além do investimento em pessoas capacitadas para fazê-lo, você precisa investir na estrutura para receber o novo sistema. Servidores potentes, rede interna melhorada, gastos com segurança e por aí vai.
A lista de despesas para criar uma intranet própria é muito grande e quase não tem fim. Mesmo depois de pronto, o sistema pode apresentar problemas e necessita de manutenção constante.
Uma opção de intranet SaaS tem custos menores por causa disso.
Primeiro, o fornecedor é responsável pela maioria das despesas. É lógico que elas estão incluídas na mensalidade que você irá pagar. Porém, o custo total é dividido por todos os usuários da plataforma, o que deixa as despesas mais simplificadas e acessíveis.
Segundo, a intranet SaaS você paga para usar e pronto. Não tem gastos com infraestrutura em sua empresa, equipe de TI, manutenção, atualização e assim por diante. Essas despesas recaem sobre a responsabilidade do prestador de serviço e ponto final.
Sendo assim, se você está buscando por formas de economizar na crise e administrar melhor o seu dinheiro, implantar uma intranet SaaS pode ser uma ótima escolha. Além de ter todos os benefícios desse sistema a sua disposição, você ainda consegue economizar.
4. Funciona em nuvem
A mobilidade tem chamado a atenção de todo o mundo. Todos nós adoramos a liberdade que a internet trouxe, colocando as soluções na palma de nossas mãos. Com uma intranet SaaS não é diferente.
Como o sistema funciona em nuvem, ou seja, servidores virtuais, ele pode ser acessado de qualquer lugar do mundo e praticamente 24 horas por dia. Isso elimina a necessidade de estar fisicamente na empresa para acessar aquele relatório que você precisa, por exemplo.
Basta utilizar seu computador, ou até seu smartphone, e acessar as informações na hora que precisa e independente do lugar que esteja.
Essa vantagem da intranet em nuvem fica ainda mais visível em negócios com equipes externas, como vendedores ou consultores. Através dessa interface é possível integrar todos os seus funcionários, mesmo que eles não trabalhem no estabelecimento físico do negócio.
Como contratar uma intranet SaaS?
Comece por levantar as necessidades de sua empresa. Quantas pessoas vão usar a ferramenta? Quais funcionalidades são indispensáveis para atender sua demanda? Quanto a empresa está disposta a pagar mensalmente?
Essas e outras perguntas devem ser respondidas antes de contratar qualquer fornecedor SaaS. Esse entendimento vai ajudar a escolher a opção correta para sua empresa e evitar problemas no futuro.
Depois disso, avalie o prestador de serviço que pretende contratar. Entre em contato com ele, veja como lidam com a segurança, como funciona a infraestrutura e todas as outras questões necessárias. Quanto mais detalhes tiver da empresa, mais fácil fica decidir se ela pode atendê-lo ou não.
Alguns fornecedores permitem que você realize testes sem compromisso do sistema. Essa é uma ótima oportunidade para conferir o programa por dentro. Veja se é possível agendar uma demonstração ou criar uma conta gratuita com o fornecedor que deseja contratar.
Aproveite esse momento também para anotar as dúvidas sobre o sistema e sana-las com um atendente. Assim, você evita que qualquer detalhe passe despercebido e gere transtornos mais tarde.
Só depois que estiver com toda certeza, feche o contrato e comece a implantar o sistema na sua empresa. Aliás, é importante que o fornecedor também ajude nessa etapa para tonar o processo mais rápido e o menos invasivo possível.
Agora que já sabe que uma intranet SaaS é muito melhor que criar uma intranet local, não perca mais tempo. Conheça o Intranett através de uma conta gratuita e veja como podemos ajudá-lo a otimizar processos e ganhar mais tempo em seu dia a dia!