Conceitos sempre causam confusão. Quem aqui nunca ficou em tela azul quando o professor apresentava um novo conceito nas aulas? Uns são mais fáceis, outros demandam mais estudo para que fixem bem na cabeça. Mas uma coisa é verdade: é preciso dominá-los!
Quem é novato no assunto de gestão de projetos costuma ter dificuldades para definir o que é isso. Mas afinal de contas, não é só saber organizar as coisas? Agora, quem já sabe do que se trata pode concordar: antes fosse só isso, né?
Foi pensando em te deixar craque que nós fizemos este post. Nele, você vai saber 2 coisas que são consideradas gestão de projetos e 1 que não é — além de um item extra. Preparado para aprender de vez do que se trata esse conceito? Continue a leitura!
Por que é importante saber diferenciar?
Dizem que um bom caminho para compreender o que é determinada coisa é, justamente, entender tudo aquilo que ela não é. No caso da gestão de projetos, por que é preciso saber diferenciar as duas coisas? Nós explicamos!
Muito estufam o peito dizendo que aplicam a gestão de projetos, mas quando se pergunta o que de fato é feito, a lista inclui tudo menos o que realmente faz parte da prática. No entanto, quando essas pessoas são questionadas sobre se tem funcionado essa dita gestão de projetos, uns desconversam aqui, outros desconversam ali… Tudo para não dizer que, na verdade, é claro que não.
E por que não funciona? Porque não dá para colher limas-da-pérsia plantando mexerica, certo? Dizer que se faz gestão de projetos quando na verdade não se sabe o que realmente é isso é um dos maiores responsáveis pela crença que muitas empresas têm de que a gestão de projetos é maravilhosa na teoria, mas uma farsa na prática.
Saber definir o que é considerado gestão de projetos e o que não é gera, principalmente, economia de tempo e de dinheiro. Esses são alguns dos reflexos indiretos, já que quando você sabe que está executando uma gestão de projetos propriamente dita (e, por isso, com eficácia), você colhe os frutos certos.
O que é gestão de projetos?
Vamos começar pela parte mais fácil! O que é, então uma gestão de projetos?
Planejamento
Em primeiríssimo lugar — e não poderia ser diferente — gestão de projetos com certeza é planejamento. Nenhuma etapa desse tipo de gestão é possível de ser executada sem que antes se saibam, no mínimo, seus objetivos e processos.
Quanto aos processos, eles também têm muita importância. Um boa gestão de processos é a base para uma boa gestão de projetos. Caso contrário, de nada adianta contar com metodologias e ferramentas super eficientes se você não tem base para fazê-las funcionar. É como ter uma Ferrari, mas não ter combustível para fazê-la rodar. Por outro lado, se os processos forem definidos deliberadamente, sem nenhum critério, o resultado é como querer colocar um elefante dentro de um fusca. Por isso, planeje, planeje, planeje!
Monitoramento
Monitorar não é sobre ficar de olho nas abas abertas do amiguinho do lado. Quando dizemos que o monitoramento faz parte da gestão de projetos, isso quer dizer que é preciso acompanhar o andamento do projeto de modo a observar seus erros e acertos.
Nesse sentido, os indicadores de desempenho são o termômetro. Monitorar é garantir que as metas propostas para o projeto sejam alcançadas; fazer a entrega para o cliente 1 semana antes do prazo, por exemplo, pode ser uma delas. Mas a função do monitoramento é, principalmente, identificar a tempo possíveis desvios que podem comprometer o cumprimento da meta.
Dessa forma, é possível contornar a situação antes que ela comprometa o projeto em grandes proporções. Existe uma expressão — muito poética, inclusive — que define bem o que é e qual o propósito do monitoramento: monitorar é cuidar da saúde do projeto. É claro que você corre para o médico quando fica muito doente, mas vamos combinar que se cuidar e fazer check-up todo ano evita muitos problemas, né?
Outro ponto positivo do monitoramento é o seu poder de gerar insights que podem ser úteis no futuro. Quando você monitora adequadamente um projeto, sabe exatamente onde ele deu errado (quando isso acontece). Isso dá a clareza necessária para que você e sua equipe evitem problemas no futuro.
O que não é gestão de projetos?
Saiba agora um ponto muito importante e que não deve ser considerado gestão de projetos.
Atendimento
É muito comum que o gestor de projetos seja também a pessoa responsável pelo atendimento. O profissional de atendimento de uma empresa (ou agência, especificamente) deve ter como única função ser ponte entre o cliente e a equipe, mas não diretamente: há o gestor de projetos no meio do percurso.
Essa figura tão importante muitas vezes é negligenciada. Enquanto que o atendimento é o responsável pelo sucesso do cliente, o gestor de projetos é responsável pelo sucesso do projeto. Isso significa que ambos devem ter seu espaço e que acumular as duas funções em uma única pessoa é receita para o fracasso.
Pode parecer que as duas coisas andam juntas, mas a verdade é que ambas as missões já são suficientemente trabalhosas. Assim, atribuí-las a um único profissional faz com que nenhuma das duas tarefas seja realizada direito. E nem é por incapacidade da pessoa; é pelo simples fato de que cuidar do cliente e cuidar da equipe são duas atividades muito importantes e que demandam muito trabalho.
Extra: financeiro (é e não é)
Vamos falar de dinheiro? Há duas faces quando o assunto é o papel das finanças na gestão de projetos. A verdade é que o setor financeiro não faz parte especificamente da gestão de projetos, mas esse tipo de gestão impacta diretamente nas finanças.
Isso porque quando a gestão de projetos é bem feita, há um controle maior da produtividade e muito mais clareza dos custos que se tem com a execução de um projeto, o que influencia diretamente na precificação dos trabalhos prestados.
Este cenário é comum: agências que sabem por quanto vendem seus serviços, mas não fazem a menor ideia de quanto eles custam. Trata-se de um erro capaz de afundar empresas — e, infelizmente, é o que acontece.
Assim, é preciso ter transparência na hora de lidar com os projetos. Saber quanto tempo leva cada tarefa e cada projeto é fundamental para saber se você está sendo pago para trabalhar ou o contrário. Nesse sentido, há softwares de gestão com controle de tempo que podem ser um enorme braço direito na missão de obter essas informações.
Agora que você já sabe separar bem as duas coisas, que tal descobrir se você está fazendo certo? Confira nosso post sobre os 9 sinais de que você está com problemas na sua gestão de projetos!