Administrar uma empresa a distância já é realidade para muitos gestores e donos de negócio no mundo todo. E um dos grandes fomentadores da gestão a distância é o trabalho remoto, ou home Office, que vem ganhando cada vez mais destaque.
Para se ter uma ideia, um relatório da Census Bureau revelou que essa força de trabalho cresceu 80% entre os anos de 2005 e 2012. O mesmo documento estimou que já são 13,4 milhões de trabalhadores que desempenham suas funções pelo menos um dia fora do escritório, no conforto de suas casas.
Tal crescimento fez nascer uma nova categoria de gestores: os chamados executivos autônomos, profissionais que têm a incumbência de administrar negócios a distância.
Um estudo da Deloitte revelou, inclusive, que 72% desses profissionais acreditam que essa tendência crescerá nos próximos anos. A maior parte dos 245 executivos entrevistados acredita que a gestão de equipes remotamente se tornará realidade muito em breve no Brasil.
Dados que reforçam a importância da seguinte questão: como administrar uma empresa a distância e fazer com que tudo corra bem?
Essa é uma dúvida frequente de quem vive com esse modelo de trabalho e liderança. Vale ressaltar que a pergunta é totalmente válida, haja vista a infinidade de desafios existente em administrar uma empresa a distância.
Veja neste post como tornar a sua gestão remota mais eficaz e garantir o funcionamento correto da empresa, mesmo sem estar fisicamente no local. Acompanhe essas dicas e descubra como profissionalizar o controle da empresa remotamente e evitar imprevistos!
Tenha uma equipe confiável
É importante que você tenha em mente que a gestão remota, ou a distância, só terá resultados com uma boa equipe. Isso quer dizer que cada colaborador deve saber exatamente de suas funções e cumprir a sua parte para que o trabalho flua normalmente.
Atrasos, mal entendidos e ruídos na comunicação são mais frequentes nesse tipo de controle, por causa da ausência de um gestor fisicamente na empresa. Portanto, é preciso aprender a evitá-los e contornar esses problemas no dia a dia do negócio.
Ter uma boa equipe exige um processo de seleção adequado, em que os candidatos sejam avaliados completamente. Não só as habilidades técnicas devem ser observadas, como também os valores do novo funcionário para garantir que ele se encaixa nesse modelo de trabalho.
O treinamento e a capacitação também são determinantes. Para ter êxito em administrar uma empresa a distância, é necessário oferecer treinamentos contínuos para seus colaboradores. Essas formações devem ser de âmbito operacional e também de gestão, para que todos os funcionários falem a mesma língua.
Uma boa ideia é fomentar esses treinamentos através de uma plataforma EAD (Ensino a Distância) ou conferências online. Deste modo, tanto os colaboradores in loco como os externos têm acesso a essas informações e podem, inclusive, interagir durante o aprendizado.
Aprenda a delegar tarefas
Outra premissa importante para ter sucesso ao administrar uma empresa a distância é: delegar tarefas adequadamente e sair do operacional. Se o gestor, ou dono do negócio, se mantém sobrecarregado com as tarefas operacionais não terá êxito em administrar a empresa corretamente.
Ao invés de tomar conta da gestão, na verdade, o profissional estará solucionando problemas de operação. Um erro grave que sugará suas energias e, ao mesmo tempo, fragilizar toda a administração do negócio.
Sendo assim, aprenda a exercitar e aperfeiçoar a sua delegação de tarefas. Defina líderes de equipe para cada atividade ou projeto para que eles sejam os responsáveis no escritório. Assim os demais colaboradores devem recorrer a eles para resolver questões operacionais e contarem com todo o apoio que precisam.
Dependendo do tamanho da equipe e empresa, no entanto, será necessário definir mais de um responsável e isso não tem problema. Apenas garanta que cada líder fique responsável por uma área específica do projeto e seja capaz de dar o apoio necessário à equipe.
É importante também definir metas e indicadores de desempenho para avaliar a performance de cada equipe. Defina os objetivos de cada projeto e como o desempenho será avaliado. Em seguida, acompanhe cada líder ou responsável para que eles atinjam os números que foram estipulados.
Use a tecnologia a seu favor
Falar em administrar uma empresa a distância e não mencionar a tecnologia é quase impossível. Essas tecnologias são essenciais para compartilhar informações, facilitar a comunicação, controlar o desempenho da equipe, etc.
As ferramentas de comunicação e produtividade devem fazer parte de sua rotina como gestor e também de toda a sua equipe. Afinal, serão elas que darão a mobilidade à empresa e facilitarão todos os processos internos do negócio.
Vamos a um exemplo para ficar mais claro! Imagine que o Cléber é um gestor financeiro de uma empresa em São Paulo, mas não trabalha fisicamente na sede da companhia. A sua função, na verdade, é administrar as 5 filiais da companhia espalhadas por quatro estados brasileiros: São Paulo, Rio de Janeiro, Santa Catarina e Rio grande do Sul.
É impossível para o Cléber saber exatamente o que acontece em cada uma das filiais, e na matriz, sem o auxílio da tecnologia. Para se familiarizar aos acontecimentos, ele precisa telefonar para cada uma das unidades, ou visitá-las pessoalmente, e conversar com os gerentes de cada loja.
Com uso racional da tecnologia a situação é diferente. Um sistema de gerenciamento de projetos, por exemplo, colocaria o Cléber a par de tudo o que está acontecendo em todas as filiais.
O compartilhamento de arquivos online também facilitaria a vida de todos, já que seria possível ter acesso aos relatórios financeiros de todas as filiais de forma online e de qualquer lugar do mundo.
Esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia é essencial na gestão remota, mas já ajudam a entender a importância de escolher canais adequados e aplicativos para facilitar esse processo de controle empresarial.
Marque reuniões com a equipe
Embora as ferramentas de comunicação e controle de tarefas sejam muito eficazes, o contato olho no olho ainda deve ser mantido com a equipe. Por esse motivo, é importante que o gestor se habitue a programar reuniões com sua equipe de tempos em tempos.
Mesmo que essas conversas não possam ser feitas fisicamente, elas são importantes para sentir como as coisas andam no negócio e reforçar o laço de equipe entre os colaboradores e o gestor.
Um dos maiores problemas na gestão de equipes a distância é justamente esse sentimento de abandono ou de estar desfocado da empresa que assola aos membros da equipe.
O membro que trabalha remotamente, inclusive o gestor, pode sentir que está perdendo algo por não estar fisicamente no escritório. Além disso, as informações podem demorar a chegar até ele pela “rádio peão” e deixá-lo sem saber dos novos acontecimentos da organização.
Uma reunião ajuda a resolver todos esses pontos e engajar a equipe novamente. Esses eventos servem para reforçar o laço de amizade e companheirismo entre todos e por isso são tão importantes.
Através de uma videoconferência, por exemplo, é possível se inteirar das novidades da empresa e discutir sobre o andamento de projetos que precisam de atenção. Tudo de forma prática, barata e independente do local em que o gestor esteja fisicamente.
Esse comportamento acessível do gestor também mostra aos colaboradores que ele está trabalhando, embora não esteja na empresa, e não curtindo umas férias como muitos podem pensar.
Centralize as informações
Nós já vimos que os ruídos e problemas de comunicação são mais frequentes na gestão a distância. Os motivos para que isso ocorra são vários, mas vamos abordar um exemplo para ficar mais fácil de compreender.
Você provavelmente já brincou alguma vez de telefone sem fio, certo? Essa brincadeira consiste em passar uma informação ao pé do ouvido do colega e ir repassando o que entendeu até chegar ao emissor da mensagem.
O que se percebe nesse círculo, no entanto, é que em todas às vezes a mensagem original é distorcida e completamente alterada, em alguns casos.
O mesmo pode acontecer quando falamos em administrar uma empresa a distância. Nesse caso, nem o gestor e nem os liderados possuem confiança completa na fonte da informação. Um problema grave que pode causar erros sérios no dia a dia do negócio.
Esse “telefone sem fio” da vida real não acontece apenas por causa das pessoas, mas principalmente pela infinidade de canais utilizados para se comunicar.
Imagine que você conta com email, WhatsApp, Slack, Skype, Google Docs, entre outras ferramentas. Uma informação apresentada em um desses canais precisa ser atualizada em todos os outros, caso contrário, a mensagem ficará incompleta e pode gerar confusão.
Exatamente por isso é importante centralizar as informações e criar canais oficiais de comunicação, como através de uma intranet corporativa. Nessa ferramenta estarão todas as mensagens trocadas entre a equipe, os projetos e tarefas e muito mais.
Assim, para se inteirar do que está acontecendo, basta que o colaborador acesse a intranet da empresa e verifique os novos dados. Algo que dá mais credibilidade a fonte da informação, já que ela é craida pela própria empresa, como também diminui o tempo gasto para encontrar esses dados.
Importância de um software intranet para a gestão remota!
E por falar em intranet, essa é uma das melhores ferramentas para quem deseja administrar uma empresa a distância. É um software indispensável para os negócios que contam com gestores autônomos, ou trabalhadores remotos.
Essa solução conta com diversas funcionalidades muito úteis, que contribuem para melhorar a comunicação e o fluxo de informações na empresa. Entre os recursos mais comuns, estão:
- Gestão de projetos e tarefas;
- Controle de equipes;
- Murais de recados;
- Armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem;
- Outros canais oficiais de comunicação como comentários, notificações, etc.
Todas essas funções trazem mais praticidade para o negócio, já que facilitam o compartilhamento e o controle das informações.
Além disso, uma intranet em nuvem permite que os colaboradores, mesmo a distância, se integrem a empresa e saibam de tudo o que está acontecendo. Sendo assim, é uma ferramenta que não pode faltar na gestão a distância eficaz.
Quer saber mais sobre isso? Leia o post Sistema intranet: 5 sinais de que chegou a hora de investir em um!