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Gestão, Produtividade

Gestão de Tempo em Projetos: como definir prazos de forma impecável?

Sendo considerada como o meio mais eficiente para se obter resultados, a gestão de tempo em projetos é uma gigantesca oportunidade empresarial.

Extremamente importante em diferentes tipos de negócios, aplicá-la significa dar vida ao planejamento estratégico. E isso a partir da redução de custos e oferecendo sempre muita qualidade para o projeto e para o cliente.

Veja neste artigo detalhes da gestão de tempo em projetos e saiba como é fundamental atentar-se a ela.

O que é, e por quê?

A gestão de tempo em projetos, também chamada gestão de prazos, é essencial. Mas, isso você já está cansado de saber assim como muitos outros gestores e líderes, não é mesmo?

Entretanto, vale destacar que segundo uma pesquisa realizada pelo IBGE, apesar de tamanha importância, as falhas ainda são muitas.

De um montante de mais de 8 mil projetos avaliados, apenas 16,2% havia completado a gestão de projetos de modo eficiente. Em contrapartida, 31,1% dos entrevistados responderam que falhas motivaram algum atraso, enquanto 52,7% ainda tentava se recuperar de erros maiores.

Pesquisa sobre gestão de tempo em projetos

Como se vê, mesmo a gestão de tempo em projetos sendo um dos pilares da empresa, poucos obtém sucesso através dela. Em meio a este mercado extremamente competitivo, ser um desses poucos é a oportunidade que faltava para a organização crescer.

Quem investir hoje em novas estratégias que utilizem a gestão de tempo em projetos colherá logo bons frutos. A concorrência, que hoje já é globalizada, determina que é essencial investir neste controle a fim de diminuir inúmeros problemas.

Um dos mais graves entre eles é a definição de prazos que não podem ser realmente cumpridos. Mais do que enganar ao cliente, muitas empresas e gestores enganam a si mesmos neste processo que, evidentemente, acaba deixando a desejar.

7 passos para uma boa gestão de tempo em projetos

Faça da gestão de prazos o diferencial do seu negócio, a marca registrada e o motivo de encantamento do cliente. Veja a seguir como implantar tal política!

Conheça os principais passos para garantir uma gestão de tempo em projetos eficaz!

Passos para gestão de tempo em projetos

1. Trabalhe sempre com uma metodologia

Primeiramente, você sabe o que é metodologia? Metodologia é um processo que permite controlar tanto recursos quanto pessoas e etapas de um projeto. Sua funcionalidade se deve principalmente ao fato de que, por seu intermédio, muitos erros e falhas são evitados.

Para reproduzir o sucesso, um dos principais objetivos do projeto, é necessário trabalhar com uma boa e bem estruturada metodologia. Lembrando que tal opção deve ser feita de acordo com fatores pessoais do negócio e nunca de modo genérico.

Afinal, o que serviu para determinada empresa, nem sempre servirá como remédio para a sua!

Sendo assim, procure observar fatores como as exigências do seu mercado de atuação e pense na disponibilidade de recursos humanos. Considere ainda a cultura organizacional da sua empresa e planeje as mudanças necessárias para adequá-la em prol de uma gestão de prazos.

Estabeleça a metodologia da gestão de tempo em projetos de modo eficiente e bastante direto!

2. Invista em comunicação e defina um software

A comunicação interna é uma das principais responsáveis pelo sucesso e pelo fracasso de uma empresa. Na ausência de canais oficiais, o que não faltam são fofocas no trabalho, ruídos e demais falhas que prejudicam todo o andamento de um cronograma.

Vale ressaltar: A equipe deve falar sempre a mesma língua, mantendo sua linha de raciocínio bastante próxima e alinhada para dar certo.

Portanto, se você quer uma gestão de tempo em projetos correta, corte toda e qualquer “rádio-peão” da empresa já! Invista e disponha de canais oficiais como, por exemplo, sistemas e softwares.

Uma das dicas fundamentais aliás, é justamente essa. Definir um software para que a empresa utilize ao longo de seu dia a dia é uma grande oportunidade de profissionalização. Além de modernizar o negócio como um todo, esses sistemas são altamente competentes e repletos de recursos que agilizam a rotina.

Uma dessas ferramentas é a de gestão de projetos que permite o desenvolvimento do cronograma, a integração com a equipe entre outras ações. Tudo isso em um só software, como um modelo intranet, por exemplo.

3. Faça o detalhamento do projeto e defina seu escopo

O escopo do projeto é o pontapé inicial para transformar o objetivo em realidade. Seja qual for o projeto, é possível que ele passe por tais determinações a fim de ter sua qualidade melhorada. Sendo outra importante vertente justamente a do controle do tempo neste preâmbulo.

Para iniciar é fundamental saber o que é essencial no projeto. O que você considera como essencial quando ele for finalizado? Você já lhe perguntou isso?

Um exemplo muito prático de ser entendido é o processo de contratação. Quando a empresa precisa de mais mão de obra, requer ao RH que ele inicie os processos de contratação. Porém, você sabe que o profissional deste setor não pode simplesmente contratar qualquer um. É necessário saber o que se espera deste novo contratado, por exemplo.

Além disso, é crucial que sejam delimitadas as etapas que levarão até a contratação. A primeira delas geralmente é uma entrevista em grupo, porém tais fases podem variar conforme a empresa e o cargo.

Pronto! Escopo definido! Agora é hora de passar a uma nova etapa. Registre agora cada fase, cada processo pelo qual os candidatos passarão até finalizar a seleção.

4. Conheça bem cada membro da equipe de trabalho e os demais envolvidos

Dificilmente uma gestão de tempo em projetos será empregada a contextos em que apenas um profissional é responsável por resolver tudo. Desta forma, o líder deve conhecer cada um a fim de que todo o trabalho seja otimizado.

E, quanto mais o gestor conhecer as qualidades e competências de cada um, melhor o seu desempenho. Trabalhando mais próximos de suas afinidades, os profissionais com certeza renderão mais garantindo melhores resultados também.

Vale lembrar ainda que neste passo é importante considerar pessoas que, mesmo não participando ativamente do processo, fazem parte dele. É o caso de stakeholders, diretores e até mesmo os próprios clientes.

5. Defina o cronograma junto aos demais profissionais

Definir cronograma com a equipe

Enfim, esse é um passo totalmente prático da gestão de tempo em projetos: A definição do tempo atribuído a cada etapa do trabalho!

Para não incorrer em erros que, posteriormente atrapalharão a entrega do projeto no prazo, é importante chamar todos os profissionais. A partir de uma mesa redonda, ou quem sabe uma reunião por Skype, todos podem acordar sobre os prazos. Considerando-se a opinião e sugestão de cada profissional envolvido na concretização das tarefas.

Quando o gestor decide fazer tudo sozinho, e sem ter tamanha competência, é comum que os atrasos apareceram logo. Afinal, ninguém melhor do que o próprio responsável da etapa para falar em quanto tempo será possível concluí-la, certo?

Quanto mais envolvimento nesta fase, maiores também os acertos. Por isso, é indispensável que seja dada a correta abertura para tais determinações.

De nada adianta colocar no escopo do projeto que o fim será em 1 mês se, no mínimo, são necessários 2. Não queira enganar nem a si nem tão pouco ao outro maquiando datas.

6. Mantenha sempre o monitoramento de riscos

Outro passo essencial dentro da gestão de prazos é o alerta constante. Por mais que tudo esteja se encaminhando bem, é sempre bom estar atento. Assim seja pró-ativo e fique de olhos abertos!

Não deixe o acaso assolar o andamento das suas atividades. Antes que ele apareça, mesmo que timidamente, tenha planos de ação para contra-atacar. Pense em tudo aquilo que pode abalar de alguma forma no seu projeto e anteveja como reagir para minimizar prejuízos.

Por exemplo, em um projeto de construção, pensar no mau tempo, em dias bastante chuvosos, é o pontapé inicial. Para um gestor de Recursos Humanos, determinar o risco de falta de funcionários, é outro caso bastante comum.

Cada setor e projeto terão seus próprios riscos e cabe ao gestor elencá-los a fim de precaver a empresa de interrupções e atrasos.

Ainda neste passo, por fim, é importante destacar a importância de usar métricas para avaliar se tudo está indo bem. Mais do que estar dentro do prazo, também é importante ter qualidade e cumprir com o que foi anunciado.

7. Estabeleça o início e o fim do projeto

O último e não menos importante passo é ter um estabelecimento concreto de quando o projeto terá início e fim. Em posse de todo o cronograma, e determinada cada etapa, é possível fazer essa definição.

Mesmo que a data nem sempre seja precisa, traçar esses limites colabora com um planejamento muito mais eficaz.

Ao olhar o calendário cada profissional envolvido terá plena consciência de que precisa acompanhar as datas estipuladas. Isso é uma forma de incentivo e também de fiscalização. Por isso é importante que o gestor sempre esteja atento a cada fase.

Quando for necessário, reavalie datas, mas procure sempre manter o término inicialmente previsto para surpreender ao cliente.

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